Conoce los ladrones de tiempo que están afectando tu productividad

Los ladrones de tiempo son aquellas actividades y hábitos que traen como consecuencia la disminución de la productividad debido a que ocasionan que desperdicies parte de tu tiempo en el trabajo, son factores internos o externos que te distraen de la tarea principal y de tus objetivos.

Detectarlos es el primer paso para lograr evitarlos y encaminarte a una vida laboral y personal donde logres equilibrar tus horas de trabajo y tu tiempo libre, sin necesidad de que alguno de los dos se vea afectado.

¿Cómo nos afectan los ladrones de tiempo?

Los ladrones de tiempo afectan nuestra productividad y nos alejan de los objetivos propuestos.

Estos afectan directamente nuestros niveles de atención y concentración,  causando una reducción entre el 50% y 70% de nuestras horas de trabajo. Estos ladrones de tiempo ocasionan que se retrase el alcance de nuestras metas.

¿Cuáles son los ladrones de tiempo más frecuentes?

Ladrones de tiempo externos

• Interrupciones

Uno de los principales ladrones de tiempo externos son las interrupciones, puede que sea una de las más evidentes y con las que hay que lidiar diariamente, por eso es necesario que decidas si permitirás que roben tu tiempo.

Estas pueden presentarse de diferentes formas: llamadas, visitas sin agendar, reuniones fuera de la programación que no son prioridad, entre otros.

No puedes evitar completamente que  las interrupciones lleguen a ti, pero sí puedes decidir si ocuparán tu tiempo, cuando se presenten valora si es una urgencia y/o prioridad, y si la misma requiere tu atención inmediata. Pero recuerda valorarlo bajo tu criterio.

En caso de que sea una actividad o situación que pueda esperar, hazlo saber con respeto pero con firmeza. Establece tus límites y crea barreras para evitar estas interrupciones, un ejemplo podría ser: apagar tu teléfono, cerrar tu puerta o indicarle a las personas de tu entorno que no puedes atenderlos en cierto horario.

• Reuniones

Si bien las reuniones son parte vital en los equipos de trabajo, no todas son necesarias, convirtiéndose estas en uno de los principales ladrones de tiempo externos. Esto sucede cuando:

• No se establecen los objetivos de la reunión antes de iniciar la misma.
• Se realizan reuniones no pautadas.
• Se lleva a cabo reuniones innecesarias que pudieron ser un mensaje o un correo.

Por esta razón es necesario que solo se realicen reuniones que son de prioridad y que las mismas sean agendadas con antelación y con un límite de tiempo, permitiendo a todos los participantes prepararse y organizar la distribución de su tiempo y tareas; y no solo eso, sino que es vital que al iniciar una reunión se tenga establecido los temas a tratar.

Recuerda que las reuniones se convierten en ladrones de tiempo solo cuando se ejecutan de forma no planificada o innecesariamente.

• Notificaciones

Las notificaciones pertenecen al grupo de ladrones de tiempo externos, y suelen ser una de las  más frecuentes a la hora de trabajar, y no solo eso, sino que a diferencia de las interrupciones estas pocas veces son urgentes o de prioridad.

Estas suelen presentarse en forma de correo, suscripciones y no menos importante, las redes sociales. Lo más efectivo para disminuir la fuga de tiempo por notificaciones, suele ser silenciar las notificaciones de tu teléfono y establecer horarios y momentos de tu jornada en los cuales revisarás tu teléfono.

Ladrones de tiempo interno

• Multitasking

El multitasking es uno de los ladrones de tiempo internos más frecuentes, muchas veces ocurre que por creer que avanzaremos más rápido al hacer muchas tareas en simultáneo nuestra productividad se ve afectada.

Al querer realizar diversas tareas en simultáneo solo ocasionarás que no te enfoques verdaderamente en ninguna.

Por eso lo más recomendable es centrarte en una tarea en específico y al terminar, seguir con la otra, de esta manera serás más eficiente y tus tareas serán de mejor calidad.

• No delegar

No delegar es un error muy común que termina robándote muchas horas de tu día. Querer encargarte de todo tú solo traerá como consecuencia que seas menos productivo y te sobrecargarás, sometiendo tu cuerpo y mente a estrés y cansancio.

Si cuentas con un equipo que te apoya,  aprende a delegar tareas que no requieren exclusivamente de tu dedicación, pídele apoyo a alguien de tu círculo de trabajo, de esta forma podrás enfocarte en las tareas que son prioridad.

• No poner límites al decir no.

Es probable que durante tu día te enfrentes a una situación donde alguien te pida un favor, e incluso sabiendo que no tienes tiempo y que tu agenda está full terminas accediendo.

Al permitir que estas situaciones se presenten con frecuencia estás permitiendo que te roben tu tiempo y que el equilibrio del mismo se vea completamente afectado.

Para evitar esta situación solo necesitas aprender a decir no y a poner tus límites, siempre con respeto pero con firmeza. Puedes decir que no a una reunión que no es prioridad o a un favor que al final solo te restará tiempo y productividad.

Con esto no quiero decir que te cierres a todo y a todos y que no ayudes a nadie; solo que aprendas a identificar los momentos que de verdad no puedes disponer de tu tiempo, y que cuando veas que la situación sobrepasa los límites saludables, pongas un alto.

• No establecer prioridades.

No establecer tus prioridades es uno de los errores más frecuentes que terminan afectando la distribución de tu tiempo. Lo recomendable es que durante las primeras horas de cada día hagas una lista de tus tareas pendientes, destacando las 3 actividades que son prioridad.

Asegúrate de definir tus tareas por grado de urgencia e importancia, de esta manera podrás enfocarte en hacer lo más importante primero e irte liberando de las tareas pendientes, esto ayudará a mejorar tu productividad durante el día.

Espero que al conocer algunos de los ladrones de tiempo más comunes, puedas detectar si alguno está afectando tu productividad diaria y puedas ponerle un alto a los mismos, logrando ser una persona más eficiente y disminuyendo tus niveles de estrés y cansancio y de esta forma logres alcanzar tus objetivos de la mejor forma posible.

Si deseas aprender a sacarle el mayor provecho a las horas de tu día, y de esta forma lograr un manejo efectivo de tu tiempo, mejorando tu productividad personal y profesional, en leopoldroca.com ponemos a tu alcance el programa de Gestión eficaz del tiempo ¿cómo aprovecharlo al máximo?